در اين مقاله با ابزارهاي مشهور و کارآمدي آشنا خواهيد شد که به راحتي مي‌توانيد آنها را ضميمه مجموعه برنامه‌هاي مايکروسافت آفيس کنيد. آنها کار کردن با آفيس را برايتان لذت بخش‌تر و ساده‌تر خواهند نمود، افزونه‌هاي فراواني براي نرم‌افزارهاي گروه آفيس وجود دارد، اما من بهترين ها و پرکاربردترين ها را براي ساده کردن کار با آفيس به شما معرفي خواهم کرد.

1 - ذخيره سازي فايل ها در قالب PDF و يا XPS يکي از سئوال هايي که تا به حال چندين بار از من پرسيده شده، درباره چگونگي ذخيره سازي گزارش‌هاي Access به فرمت PDF بوده است. Adobe فايل هايي را در فرمت PDF ايجاد مي‌کند، اين فرمت استاندارد، براي مشاهده مستندات گوناگون است. اپل با ايجاد فايل هاي انعطاف‌پذير باعث رشد و همه‌گير شدن اين نوع مستندات شده است. با مطالعه مطالب Open Standard از اين آدرس اطلاعات خود را در اين زمينه کامل تر کنيد. 

http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=51502 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=en همچنين مي‌توانيد از افزونه‌هاي ديگر در اين زمينه که توسط ديگر شرکت هاي نرم‌افزاري ارائه شده است نيز استفاده کنيد: PDF995 : http://www.pdf995.com/

CutePDFWriter : http://www.cutepdf.com/ PrimoPDF : http://www.primopdf.com - 2 فرمول‌هاي رياضي با Word نوشتن معادلات رياضي يکي از دشوارترين کارها در Word مي‌باشد. MathType يکي از ابزارهاي ارائه شده در اين زمينه مي‌باشد که به راحتي مي‌توانيد انواع فرمول رياضي را در برنامه Word، صفحات سايت، PowerPoint و خيلي محيط هاي ديگر بنويسيد . اين برنامه را مي‌توانيد از سايت زير دريافت کنيد. (http://www.dessci.com/en/products/mathtype ) همچنين مايکروسافت نيز در زمينه فرمول­نويسي افزونه ديگري ارائه کرده با نام مايکروسافت رياضيات (Microsoft Math) با حجمي کم اما با قابليت هاي منحصربه فرد، اين افزونه را مي‌توانيد در Word 2007 استفاده کنيد اما framework 2.0 را نيز نياز داريد. نصب آن بر روي انواع ويندوز 2000 با بسته ترميمي 4، ويندوز XP با بسته ترميمي 2، ويندوز 2003 سرور و ويستا به سادگي انجام مي‌گيرد. پس از نصب اين افزونه گزينه Add-Ins به منوهاي برنامه Word اضافه مي‌شود که برنامه Math زير مجموعه آن است. براي دريافت مايکروسافت رياضيات به اين آدرس مراجعه کنيد: 

(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=030fae9c-704f-48ca-971d-56241aefc764&displaylang=en ) 

3 - Lookeen براي Outlook، هم 2003 هم 2007 با يک ابزار کوچک مي‌توانيد Outlook را زير و رو کنيد، اگر خواستيد چنين کاري کنيد کافيست افزونه Lookeen را از اينجا (http://www.lookeen.net ) دانلود و بر روي سيستم نصب کنيد اما ... اين افزونه پولي است ولي براي 14 روز مي‌توانيد به هر شکلي که دوست داريد تمام قمست ها Outlook مانندmail, attachments, appointments, tasks, notes, و contacts جست‌وجو کنيد.

4 - جست وجوي فرامين حتماً براي شما هم پيش آمده، براي انجام کاري با شوق فراوان وارد يکي از برنامه‌هاي Office 2007 مي‌شويد، دنبال ابزاري هستيد تا کارتان را انجام دهيد، اما به خاطر نداريد که ابزار مورد نظرتان در کدام منو مخفي شده است، مطمئنم کلافه و سردرگم خواهيد شد و براي جست وجوي ابزار مورد نظر، همه منوها را مي‌گرديد تا به مقصود خود برسيد. از اين پس در چنين شرايطي افزونه Search Command پشتيبان کاربران نااميد Office 2007 خواهد شد. اين افزونه به شما اجازه مي‌دهد تا در مورد ابزاري که نياز داريد از او سؤال کنيد و او شما را به مقصد برساند. ابزاري کوچک براي کاربران حواس پرت. داشتم فراموش مي‌کردم اين افزونه را از اين سايت دريافت کنيد:
(http://www.officelabs.com/projects/searchcommands/Pages/default.aspx ) 

5 - MZ-Tools اگر قصد نوشتن کدهاي VBA را داريد با MZ-Tools آنها را بنويسيد، ابزاري که به راحتي نمونه کدهاي از پيش نوشته شده را در اختياريتان مي‌گذارد و شما را سريع به مقصودتان خواهد رساند. اين ابزار کارآمد را از مسير (http://www.mztools.com/v3/mztools3.aspx ) دريافت کنيد و لذت ببريد.

6 - آناليز کامل Access افزونه Total Access Analyzer به راحتي پايگاه اطلاعاتي شما را آناليز مي‌کند. اين افزونه مي‌تواند مشکلات پنهان و يا رموز فراموش شده پايگاه اطلاعاتي Access شما را نمايان کند. کارهايي از اين قبيل که به کمک برنامه نويسان مي‌آيد را به Total Access Analyzer بسپاريد. اگر دوست داشتيد اين افزونه را دانلود کنيد به اين آدرس سري بزنيد: 
(http://www.fmsinc.com/MicrosoftAccess/BestPractices.html )

7- اشتباهات کدنويسي را با SimpleyVBA برطرف کنيد اگر از افزونه شماره 5 استفاده کرديد يا نکرديد، حتماً از اين افزونه استفاده کنيد، چون به شما نشان خواهد داد که کدهاي VBA نوشته شده اشکال دارد يا خير. اين افزونه را از اين لينک بگيريد:
(http://www.everythingaccess.com/simplyvba/globalerrorhandler/variablesinspector.htm ) 

8- Personal Folders Backup نرم‌افزار Outlook انباري از تمام اطلاعات شماست، ايميل (رايانامه)، تقويم، دفترچه تماس ها و بسياري موارد ديگر را در قالب فايل PST در بر مي‌گيرد. اگر اتفاقي براي Outlook رخ دهد تمام مکاتبات شما و بسياري از اطلاعات موجود از دست خواهد رفت. تهيه نسخه پشتيبان از آنها راهي است براي نجات شما و مکاتبات و ساير اطلاعات. مايکروسافت افزونه مفيدي در اين زمينه ارائه داده است تا بتوانيد از فايل PST مربوط به Outlook نسخه پشتيبان تهيه کنيد. اين افزونه را با حجم 160 کيلوبايت مي‌توانيد از آدرس (http://download.microsoft.com/download/e/0/f/e0f1a42b-e4bd-4306-a3d4-78ff9d2b22ca/pfbackup.exe ) دريافت کنيد.

9 - ابزار ادغام رايانامه مفهوم ادغام نامه پيچيده نيست اما کار دشواري است و در انجام آن محدوديت‌هايي وجود دارد. با استفاده از افزونه Mail Merge Toolkit به راحتي مي‌توانيد: 
• موضوعات دلخواه و شخصي داشته باشيد.
• فايل هاي مختلف به پيام خود ضميمه کنيد.
• پيام خود را در قالب هاي HTML و يا RTF، بدون نياز به در نظر گرفتن موارد امنيتي ارسال کنيد.
• از طريق ابزار Publisher در قالب فايل GIF پيام ارسال کنيد. اين افزونه را از اين آدرس دريافت کنيد:
(http://www.mapilab.com/outlook/mail_merge ) 

10- ادغام PowerPoint با رايانامه فکرش رو هم نکنيد، بدون اين ابزار، راه بسيار دشواري در پيش خواهيد داشت. اگر روزي نياز شد فايل هاي PowerPoint و يا فايل هاي صوتي و تصويري و حتي فايل هاي Excel را در يک رايانامه ارائه کنيد بهتر است از افزونه PPTools Merge که در آدرس 
(http://www.pptools.com/merge/index.html ) در دسترس است، استفاده کنيد.

11 - Narration Timing Tweaker با برنامه PowerPoint مي‌توانيد Slide show بسازيد و براي پيش برد بهتر، صداگذاري هم انجام دهيد. اما برنده واقعي کسي است که بتواند همه نوع فايل صوتي را در فايل خود اضافه، تغيير و بازسازي کند. Narration Timing Tweaker افزونه ايست که به شما اجازه همه نوع تغيير و تحول در فايل صوتي Slide show خواهد داد. آن را از (http://skp.mvps.org/nttweak.htm ) بخواهيد.

12 - افزونه CrosseEyes براي Word اگر شما با فايل هاي طولاني Word سرو کار داريد مي‌دانيد که زمان زيادي براي بازبيني از شما مي گيرند. براي حل اين مشکل CrosseEyes کدهاي داخل فايل هاي Word را نمايش مي‌دهد تا به شما کمک کند. اين افزونه در سايت
(http://www.levitjames.com/crosseyes/CrossEyes.html ) منتظر شماست.

13 - با Outlook پيامک بزن داشتن ابزاري براي ارسال پيامک از طريق کامپيوتر، بسيار مفيد به نظر مي‌رسد، اين طور نيست؟ اگر دوست داشتيد چنين کاري را انجام دهيد افزونه Microsoft Outlook SMS را دانلود و نصب کنيد و موبايل خود را به کامپيوتر متصل کنيد. توسط سيستم جهاني ارتباط موبايل، با استفاده از کامپيوتر و Outlook2003 و Outlook2007 هر قدر که دوست داشتيد پيامک تايپ کنيد و از طريق موبايل آن را ارسال کنيد، البته تصور نکنيد که ارسال پيامک رايگان خواهد بود. افزونه را از مايکروسافت بگيريد.
(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=240080b4-986e-4afb-ab21-3af2be63508b&displaylang=en ) 

14- افزونه AddInSpy در انتها بايد افزونه مورد علاقه خودم رو، به شما هم معرفي کنم. اين افزونه مي‌تواند به گسترش افزونه‌هاي موجود و يا خلق يک افزونه جديد کمک کند. اما از طرف مايکروسافت پشتيباني نمي‌شود. اطلاعات تکميلي آن را مايکروسافت، در اختيار برنامه نويسان قرار داده است.